Brainstorm hiệu quả

Đa số chúng ta đã nghe đến từ Brainstorm và phần lớn, cụ thể là sinh viên và nhân viên văn phòng, đã sử dụng phương pháp này trong quá trình học tập hay làm việc

Brainstorm có nguồn gốc từ lĩnh vực thiết kế sản xuất, do khả năng kích thích sáng tạo ra nhiều ý tưởng, phương pháp này đã lan rộng đến các lĩnh vực khác trong xã hội. 

Ở dạng đơn giản nhất, brainstorm là một nhóm người làm việc chung đưa ra các ý tưởng để giải quyết vấn đề hay tận dụng cơ hội. Brainstorm có 3 bước:

   1) Giới thiệu về vấn đề cho nhóm
   2) Yêu cầu mọi người đưa ra ý tưởng càng nhanh càng tốt. Tại thời điểm này không ai phán xét   
       hay chỉ trích các ý tưởng
   3) Xem xét lại tất cả các ý tưởng và chọn phương án phù hợp nhất để giải quyết vấn đề

Khi mọi người nghĩ về brainstorm, họ mường tượng ra về một khung cảnh trong công ty- một căn phòng sáng đèn với nhiều người, ai cũng tranh nhau nói về ý tưởng của mình và một người điều hành cố gắng ghi lại tất cả. Những buổi brainstorm thường ngắn và rất sôi nổi, được tổ chức sau giờ trưa để giúp mọi người tỉnh táo đến chiều.

Có rất nhiều cách brainstorm sử dụng các công cụ khác nhau như bảng, flipchart, mind map và SWOT. Những buổi brainstorm thường rất phấn khích và tạo ra nhiều động lực, nhưng liệu chúng có cung cấp những ý tưởng tốt nhất cho vấn đề của bạn?

Những nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng phương pháp brainstorm 3 bước không tạo ra được những ý tưởng xuất sắc. Một cách brainstorm khác với 4 bước được giới thiệu -

1) vấn đề cần được giải quyết

 Người tổ chức buổi brainstorm cần mô tả chính xác về vấn đề. Một mô tả sơ sài sẽ mang về những ý tưởng sơ sài và ngược lại, với một mô tả chính xác và tỉ mỉ, những ý tưởng không phù hợp sẽ nhanh chóng được nhận ra và loại bỏ.

 Sử dụng những câu hỏi mở theo hướng suy nghĩ của những người tham gia. Ví dụ như thay vì hỏi "Chúng ta làm cách nào để tăng sale cho sản phẩm X?", nên sử dụng "Làm thế nào để khách hàng nghĩ rằng sản phẩm X là sản phẩm mới hay thay đổi quan niệm của họ về sản phẩm X?"

 Người tổ chức buổi brainstorm phải đóng góp sức lực như những thành viên tham gia vào giai đoạn chuẩn bị để có thể có một buổi brainstorm thành công.

2) brainstorm cá nhân

 Gửi email những câu hỏi cụ thể, tỉ mỉ về vấn đề cho từng thành viên trong nhóm trước khi bắt đầu buổi brainstorm. Hãy cho họ 3-4 ngày để suy nghĩ về những câu hỏi này và đưa ra những giải pháp của riêng mình.
 
 Vì mỗi người tiếp thu thông tin theo cách khác nhau, việc gửi trước những câu hỏi cho phép họ suy nghĩ ra ý tưởng theo cách riêng của mình. Những phòng họp sáng đèn và ồn ào không phải lúc nào cũng là môi trường tốt nhất.

 Nhà văn khoa học viễn tưởng nổi tiếng Isaac Asimov từng nói "...khi nói đến sáng tạo, sự cách ly là cần thiết vì trong sáng tạo sẽ có chút xấu hổ". Việc sáng tạo là một quá trình rối rắm vì những ý tưởng cần thời gian để được phát triển và hoàn thiện. Nhiều người không cảm thấy thoải mái khi phải chia sẻ những ý tưởng đang phát triển của mình với người khác.
 
 Để có được những ý tưởng tốt nhất, mọi người cần làm việc trong môi trường lý tưởng nhất với họ.

3) brainstorm nhóm

 Mỗi thành viên trình bày ý tưởng của mình trước nhóm. Bởi vì họ đã có sẵn ý tưởng, hầu hết cảm thấy dễ dàng hơn khi trình bày thay vì phải suy nghĩ rồi trình bày ngay lập tức.

 Cách tốt hơn nữa là sử dụng giấy notes - người tổ chức yêu cầu mỗi người viết ra ý tưởng của mình và dán lên bảng khi đi vào phòng. Phương pháp này giúp mỗi ý tưởng không bị ảnh hưởng bởi tác nhân bên ngoài và cho phép mỗi người cơ hội diễn đạt đầy đủ ý tưởng của mình- từ người có phong cách hướng ngoại (extrovert) đến những người ít năng động hơn, hướng nội (introvert). 

 Với cách này, tính cách của từng cá nhân được tách ra khỏi các ý tưởng và cho phép sự đánh giá những ý tưởng này được thực hiện công bằng dựa trên độ khả thi thay vì từ người tạo ra chúng.

 Việc cho phép từng cá nhân có thời gian riêng để suy nghĩ về ý tưởng của mình sẽ giải quyết được những vấn đề sau - 

   • Hầu hết mọi người khi được yêu cầu phải nghĩ ra những ý kiến tốt nhất và bàn luận về những ý
     kiến của người khác thường không thực hiện được hoàn chỉnh.
   • Những người lớn tuổi hay lớn tiếng thường sẽ lấn át trong quy trình. Theo phong cách làm việc
     thông thường những người này sẽ được hỏi trước và ý kiến của họ có thể sẽ trở thành chủ đề
     cho buổi brainstorm, thay vì chỉ là một ý kiến của một cá nhân và làm mất đi tính sáng tạo.
   • Không phải thành viên nào tham gia cũng có quyền ngang bằng nhau. Những người hướng nội
     (introverts) hay những thành viên mới, có vị trí thấp hơn sẽ không có cơ hội ngang bằng với
     những người khác.

Việc không được hối thúc quá trình suy nghĩ kiến tạo ý tưởng cũng rất quan trọng. Để thực hiện brainstorm đúng cách cần thời gian để có được các ý tưởng, phát triển và hoàn thiện chúng. Việc tăng cường sự cộng tác giữa các thành viên là yếu tố chính trong bước brainstorm Nhóm, nếu như các thành viên chưa từng làm việc chung, mỗi cá nhân sẽ phải mất thời gian để làm quen và thiết lập các mối quan hệ với những người trong nhóm.

 Thời gian cần thiết cho buổi brainstorm phụ thuộc vào vấn đề cần giải quyết - việc suy nghĩ các ý tưởng cho một sản phẩm mới cho chiến lược năm sau của công ty sẽ mất nhiều thời gian hơn việc lên kế hoạch cho buổi tiệc Giáng Sinh.

 Sau khi mọi thứ đã sẵn sàng, việc lựa chọn ý tưởng phù hợp/tốt nhất giờ đây có thể được thực hiện. Như bất cứ buổi họp nào, kết quả tốt nhất sẽ đạt được khi mọi thành viên trong nhóm lắng nghe, cộng tác và tôn trọng lẫn nhau. 

 Việc hiểu rõ khái niệm về sáng tạo cá nhân và môi trường cộng tác là thiết yếu cho việc tạo ra những ý tưởng xuất sắc và phát triển chúng.  Sáng tạo cá nhân là khởi nguồn cho sáng tạo chung và việc cộng tác giúp khuếch đại kết quả - thành quả cuối cùng lớn hơn so với tổng của từng việc đơn lẻ.

 Khi những ý tưởng không bị sở hữu bởi một cá nhân nào, nhóm brainstorm có thể bàn luận tự do về tính khả thi và nếu cần thì loại bỏ chúng mà không phải lo lắng gì về việc "động chạm" đến ai.

 Môi trường cộng tác sẽ tạo ra sự gắn bó của các thành viên với nhóm để tìm ra giải pháp tốt nhất. Sự cộng hưởng này tạo ra khái niệm sở hữu về ý tưởng của từng thành viên trong nhóm và làm cho quy trình thực hiện giải pháp có thể diễn ra suôn sẻ hơn.

4) thực hiện giải pháp

 Với giải pháp tốt nhất được lựa chọn, giờ đây ban quản lý có thể xử lý vấn đề. Những cá nhân trong nhóm brainstorm tạo ra được những ý tưởng, xem xét, hoàn thiện và lựa chọn phương án tối ưu nhất. Nhóm brainstorm giờ đây có thể tự tin trình bày kết quả của mình để cấp trên xem xét.

Điều quan trọng nhất trong article này  - Brainstorm nếu làm đúng cách sẽ rất hữu ích vì nó cải thiện cả sự sáng tạo cá nhân và tinh thần làm việc cùng nhau.