Trang chủ » Blog » Các Cách Quản Lý Nhân Sự Làm Việc Từ Xa Hiệu Quả

Các Cách Quản Lý Nhân Sự Làm Việc Từ Xa Hiệu Quả

Cách quản lý nhân viên làm việc từ xa

Theo Global Workplace Analytics , 50% lực lượng lao động hiện nay đang làm việc từ xa. Ngoài ra, 80 – 90% nhân viên muốn được linh hoạt làm việc từ xa và ở văn phòng. Dù đây là mô hình làm việc tối ưu đối với nhiều nhân viên, nó cũng mang lại không ít khó khăn cho nhà quản lý. Các quản lý cảm thấy mình không kiểm soát được nhân sự một cách hiệu quả.

Thành thạo trong việc quản lý từ xa đòi hỏi một bước nhảy vọt về mặt tinh thần, đặc biệt là đối với những nhà quản lý có tư duy truyền thống. Việc xây dựng niềm tin với một nhóm làm việc từ xa cũng là một thử thách khó nhằn. Tuy nhiên, đây là tương lai của thị trường lao động. Và các nhà quản lý phải tìm cách thích ứng để nắm trong tay một đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả.  Để giúp bạn vượt qua những trở ngại này, EdCEntral đã thu thập 6 mẹo quản lý nhân viên từ xa hiệu quả.

1. Đưa ra hướng dẫn giao tiếp rõ ràng

Khi làm việc từ xa, các thành viên trong nhóm hoạt động độc lập. Việc giao tiếp , vì thế, rất dễ bị ảnh hưởng. Đây chính xác là điều bạn cần tránh. Nếu người quản lý không tạo ra các kênh liên lạc cởi mở và hiệu quả, nhân sự sẽ cảm thấy xa cách và bị lãng quên.

Điều này càng phức tạp hơn ở các công ty lớn, nơi một số nhóm làm việc từ xa và những nhóm khác thì không. “Với vai trò quản lý, việc giữ cho luồng thông tin về những gì đang xảy ra trong nhóm và trong công ty minh bạch với tất cả mọi người là tối quan trọng.”- Phó Giám đốc Tiếp thị Stella Garber của Trello lưu ý.

Các nguyên tắc giao tiếp của nhóm cũng nên được thiết lập rõ ràng, bao gồm những điều như:

  • Nhóm thích giao tiếp theo hình thức nào (Email hay tin nhắn văn bản, gọi điện hay họp online? Sử dụng công cụ liên lạc nào?…)
  • Thời gian nào thích hợp để liên lạc (tần suất họp, thứ/ngày cố định và khoảng thời gian nào trong ngày)
  • Thời gian dự  kiến để trả lời ​​email (hoặc thông tin liên lạc khác)

2. Lên lịch họp nhóm thường xuyên

Cần phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp nhóm, sự kiện online và team building online để thúc đẩy tinh thần đoàn kết của nhóm. Những buổi gặp mặt  này có thể giúp các nhân viên hiểu nhau hơn, xây dựng kết nối và hợp tác trơn tru hơn. Đây cũng là dịp để nhân viên có cơ hội đóng góp ý kiến ​​của họ và đính chính những thông tin sai lệch về chi tiết, thời hạn và kỳ vọng của dự án.

Những sự kiện như Happy Hour, tiệc và các buổi tuyên dương online cũng là cách hay để duy trì kết nối giữa cả nhóm. Và mặc dù chúng có vẻ hơi gượng ép và không chân thực, nhưng nghiên cứu cho thấy rằng nó thực sự hiệu quả. Một gợi ý là bạn không nên làm quá mức và tạo nhiều cuộc họp Zoom hơn chỉ để trò chuyện. Mà nên dành ra vài cuộc họp đã lên lịch cho các hoạt động không liên quan đến công việc.

3. Không quản lý vi mô

Nhân viên làm việc ở xa có thể chọn thời gian làm việc khác nhau để phù hợp với thời điểm hiệu suất của họ cao nhất trong ngày. Sự tự chủ này đã được chứng minh là nâng cao chất lượng và năng suất làm việc của nhân viên.

Sự tự chủ giúp nhân viên làm việc hiệu quả

Đi đôi với sự linh động về thời gian, nhà quản lý cần chấp nhận rằng đôi lúc sẽ không liên lạc được với họ. Trong những tình huống này, bạn sẽ dễ dàng cho rằng nhân không làm việc hoặc hời hợt. Điều này có thể nhanh chóng phát triển thành hành vi quản lý vi mô. Ví dụ như nhà quản lý liên tục gọi cho nhân viên yêu cầu báo cáo tiến độ. 

Tuy nhiên, việc quản lý vi mô nhân viên từ xa có thể gây căng thẳng cho cả hai bên. Thái độ này cũng khiến nhân viên cảm thấy họ không được tin tưởng để thực hiện công việc của mình. Thay vào đó, hãy tập trung vào kết quả và mục tiêu hơn là số giờ làm việc. Miễn là nhân viên làm việc hiệu quả, đúng tiến độ, việc họ làm lúc nào hay như thế nào đều không quan trọng.

Tất nhiên là nhân viên cũng không được lợi dụng quyền tự chủ này, làm lãng phí thời gian và làm việc hời hợt. Một số nhân viên có thể không có tính kỷ luật tự giác khi làm việc từ xa. Và bạn phải nhận ra hành vi này nhanh chóng trước khi nó ảnh hưởng đến năng suất của nhóm.

4. Xây dựng mối quan hệ bền chặt với từng thành viên trong nhóm

Dù là quản lý nhân viên từ xa, hãy tìm hiểu họ theo các cách giống như nhân viên truyền thống. Cố gắng thấu hiểu sở thích, mối quan tâm và nguyện vọng nghề nghiệp của họ .

Hãy luôn dành một vài phút để nói chuyện một chút vào đầu hoặc cuối cuộc họp – giống như cách bạn làm trong các cuộc họp trực tiếp. Đơn giản chỉ cần hỏi về ngày cuối tuần của nhân viên, trò chuyện về gia đình của họ hoặc hỏi về kế hoạch của họ cho kỳ nghỉ sắp tới. Những câu chuyện nhỏ này có thể giúp họ cảm thấy thoải mái hơn với bạn và phát triển mối quan hệ cá nhân. Trên thực tế, những nhân viên có tình bạn và mối quan hệ cá nhân tại nơi làm việc sẽ gắn bó hơn và có động lực để hoàn thành công việc tốt hơn.

5. Chú ý vấn đề làm việc quá sức và quá tải

Nhân viên làm việc từ xa dễ bị quá tải

Bạn cần lưu ý không giao quá nhiều việc hoặc áp đặt thời hạn quá chặt chẽ. Hãy cởi mở để thảo luận với nhóm của bạn. Nếu họ đang phải chịu quá nhiều áp lực, hãy thử điều chỉnh công việc để làm cho mọi thứ trở nên dễ thở hơn.

Và để bản thân không bị quả tải, bạn cần:

  • Đặt giới hạn thời gian về thời gian bạn làm việc không nghỉ.
  • Tránh làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống của bạn. Hãy phân biệt rõ ràng giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi.
  • Tập thể dục thường xuyên.

6. Dành thời gian cho các cuộc trò chuyện trực tiếp

Khi bạn bận rộn, thật dễ dàng để hủy hoặc hoãn các sự kiện dường như không cần thiết, chẳng hạn như các buổi gặp mặt trực tiếp. Tuy nhiên, những buổi này rất quan trọng để quản lý hiệu quả các nhóm từ xa. Đó là bởi vì các nhân viên ở xa thường bỏ lỡ các cập nhật nhỏ và các cuộc họp đột xuất diễn ra suốt cả ngày và không được cập nhật như các nhân viên làm việc tại văn phòng. Cố gắng hết sức để tổ chức các cuộc họp trực tiếp hàng tuần hoặc hai tuần một lần và ít nhất nửa tiếng để bạn có thể đưa ra phản hồi và họ có thể đặt câu hỏi, nêu ý kiến, mối quan tâm hoặc chia sẻ ý tưởng của họ.

Trên đây là 6 cách đơn giản nhưng hiệu quả giúp bạn quản lý các nhân sự làm việc từ xa. Qua đó, bạn biết cách thiết lập một hệ thống quản lý từ xa hiệu quả, tạo điều kiện giao tiếp và đảm bảo tất cả nhân viên có các công cụ phù hợp để thành công nhất có thể.

Tìm hiểu thêm về phong cách lãnh đạo và phương pháp quản lý hiệu quả tại Leadership Style hoặc fanpage của EDCentral.

Leave a Reply

Your email address will not be published.